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Automatice el expediente electrónico, estrategia para revitalizar el negocio


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Una alta tasa de mortalidad caracteriza a las PyMEs recién formadas; un antídoto es la administración automatizada.

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• Del total de empresas mexicanas creadas, la mitad cesa operaciones al año de creación.
• Administración y visión incorrecta de objetivos, entre los principales factores de mortalidad.

Pese a los años de estudios y estadísticas, México continúa presentando una tasa de mortalidad demasiado elevada que caracteriza a las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) recién formadas; de acuerdo a los analistas y órganos involucrados, la mitad no apagarán las velitas de su primer pastel de aniversario. Utilizar un expediente electrónico enfocado en elevar la eficiencia administrativa luce como una alternativa preventiva – aunque para algunas ya luce como un protocolo de RCP empresarial que urge implementar.

Pymempresario retomó en su artículo “Administración y visión incorrecta lleva a la quiebra a PyMEs”, datos de la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (Condusef). Del total de empresas recién creadas con menos de 250 empleados, únicamente la mitad sobrevive los 18 meses siguientes. Entre los principales enemigos, señaló a la mala administración, falta de planeación y una acortada visión en sus objetivos.

Así que no sorprende la desventaja competitiva señalada por El Financiero en “PyMEs de México, en el momento de la definición”. Teresa Elizondo, catedrática contable del Tecnológico de Monterrey indicó que nuestra nación está compuesta en un 0.3% de empresas consideradas como grandes, mientras en Estados Unidos el porcentaje asciende al 8.9% y en un país estructuralmente parecido (Chile) llega al 1%.

Una de las alternativas para desviar la carrosa fúnebre de su portón, sobre todo en los primeros años de vida empresarial, es utilizar a la tecnología como un pilar de productividad para volverse competitivos, como señaló Forbes en “Sólo 6% de Pymes aprovecha las tecnologías de la información”.

El portal comenzó por relatar que en México existen más de 4.2 millones de unidades económicas, de las cuales 99.8% son PyMEs. Su valor radica en la aportación del 52% al PIB y la generación del 72% del empleo nacional; en contraparte, solo el 6% utiliza las tecnologías de la información (TICs), estimó Zoho Corp.

Sin embargo, es posible contar con herramientas de simplificación administrativa, a través de la automatización y control de procesos. Un caso práctico que se vive cada año es la declaración anual; aunque resulta fácil dejar amontonados los comprobantes fiscales de cada mes, durante los meses de marzo y abril resulta tedioso y agobiante ir contra reloj por ordenar y clasificar algo que no se hizo los once meses anteriores.

En este ejemplo, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) señala que una multa puede ir de $1,240 a $30,850 pesos por cada obligación entregada fuera del plazo señalado. Retomando la montaña de documentos que las empresas suelen formar dada la mala praxis administrativa, no resulta difícil hilar cómo termina esta historia contra reloj.

Piense ahora en actividades mensuales recurrentes como tener el control de empleados y clientes. La captura manual de información por procesos repetitivos suele caer en errores, que contribuyen a la administración desequilibrada. Este es el punto donde, el encargado de tecnología cobra un valor significativo al proponer elementos informáticos que ayuden en uno de los principales dolores de la PyME, la administración eficiente.

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