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Deja de utilizar papel: la digitalización ha llegado al mundo de los recursos humanos


admin
Deja de utilizar papel: la digitalización ha...

Tu empresa necesita incorporar a un nuevo empleado. Es una situación de lo más normal, ¿verdad? Lo habitual es recibir varias decenas de currículum pidiendo una oportunidad, una situación que suele ir de la mano de otra canción cuyo ritmo te suene familiar: ¡al departamento de recursos humanos le gustan varios candidatos! Tanto, que no dudarían en contratar a unos cuantos de esos postulantes si hubiese el presupuesto necesario. ¡Pero no! Desgraciadamente, solo pueden incorporar a uno. Pero ¿por qué vamos a renunciar a todos esos currículum una vez cerrado el proceso de contratación? Y sobre todo, ¿por qué deberíamos ocupar nuestra oficina con papeles cuando podríamos almacenarlos en un archivo digital?

El Archivo General de la Nación explica en ‘Recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos’ que existen dos grandes motivos por los que digitalizar documentos. El primero pasa por aumentar la disponibilidad de los documentos: harás que todas esas carpetas que se amontonan en las estanterías y los archivadores sean mucho más accesibles. Seguro que alguna vez te has acordado de un candidato que ahora te vendría de perlas pero cuyo currículum no encuentras por ningún lado, ¿verdad? ¡Qué desesperación!

El segundo motivo tiene que ver con la preservación de los documentos. Y es que la digitalización nos permite disponer a larguísimo plazo de fieles reproducciones de los documentos originales. De esta manera, tu departamento de recursos humanos tendrá acceso a los perfiles de todos los profesionales que han solicitado un puesto de trabajo en tu organización sin necesidad de acumular cientos de papeles, con todo lo que ello conlleva. Por ejemplo, ¡ganar espacio para una pecera!

No necesito una pecera, pero sí más espacio

De acuerdo, es posible que no quieras peceras en tu oficina: no todo el mundo desea comprometerse con el cuidado de estos animalitos tan coloridos, pero eso no significa que sean muchas las empresas que hacen malabares para agrandar sus oficinas sin necesidad de tener que hacer frente a indeseables mudanzas.

Así las cosas, reducir el tamaño de nuestros archivadores (o incluso eliminarlos) podría servirnos para incorporar a más personal o reorganizar nuestra oficina o fábrica: ser más productivos o hacer crecer nuestro negocio en el futuro puede depender de ello.

La duda nos asalta cuando decidimos incorporar las nuevas tecnologías a nuestra infraestructura de gestión documental. ¿Qué herramienta podríamos emplear? Lagash ha desarrollado Expediente Electrónico, una solución que digitaliza todo tipo de documentos y los sincroniza con Microsoft Office 365, Outlook y Skype. ¡Lograrás decir adiós a esos horribles archivadores del siglo pasado!

Y es que Expediente Electrónico nos ayuda a la hora de integrar toda la información relacionada con nuestros empleados y clientes. Pero ¿cómo? De una manera realmente sencilla: a través de un novedoso formato de expediente electrónico con el que podremos automatizar y controlar todo tipo de procesos administrativos y de gestión. Es la mejor manera de decir adiós a procesos de suma importancia, para los que no hay margen de error posible, pero que resultan francamente tediosos y repetitivos para el personal que debe dedicarse a ellos. ¡Es la mejor manera de incrementar nuestra eficiencia y eficacia sin renunciar a la seguridad!

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