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Automatización de procesos: el futuro del gobierno electrónico


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Automatización de procesos: el futuro del...

Siempre nos ponemos la curita antes de sufrir la herida, siempre “por si acaso”, cuando tenemos que llevar a cabo algún trámite ante la administración pública. “A ver si hoy me atienden rápido” suele ser siempre nuestro primer pensamiento, el cual siempre nos lleva a imaginar larguísimas colas y esperas en una abarrotada oficina gubernamental. Pero la razón que nos lleva a pensar de esta manera no tiene nada que ver con los empleados públicos, sino con la ineficiencia del propio sistema.

Nos olvidamos del exceso de burocracia que deben afrontar todos los funcionarios, quienes pierden tiempo muy valioso realizando tareas repetitivas y totalmente automatizables. ¡Y así es imposible atender como es debido a la ciudadanía!

Los procesos rutinarios y obsoletos son la causa de la fricción entre ciudadanos y administración. El uso del papel (y no de los medios electrónicos) hace que eficiencia y efectividad caigan hasta límites inaceptables.

Aun así, ¿qué frena la adopción de las nuevas tecnologías por parte de los gobiernos? Principalmente, las crisis presupuestarias de las distintas administraciones, que deriva en la desactualización de todos los procesos. Pero la verdad es que conviene abrir la cartera e invertir en las distintas soluciones existentes, escalables y fáciles de adoptar e integrar. Los beneficios son reales: ¡no podemos ignorarlos!

Automatización de flujos de trabajo

Un estudio de McKinsey sobre la automatización de los centros de trabajo ha revelado que el 45 % de las actividades productivas podrían automatizarse empleando la tecnología existente. Entre ellas, muchas de las que tienen que llevar a cabo los funcionarios públicos.

Las agencias podrían automatizar numerosos y tediosos procesos solo con integrar el hardware existente con un software de gestión de formularios, documentos y flujos de trabajo basado en la nube. Ello reduciría los errores y las demoras, así como los costos asociados, y redundaría en beneficio del cumplimiento de los plazos, de la seguridad y de la privacidad.

Contención presupuestaria

Uno de los motivos por los que los gobiernos no invierten en la administración electrónica tiene que ver con la falta de recursos económicos. Lamentablemente, parecen desconocer las ventajas que conlleva la digitalización en términos monetarios. Según un estudio de ICD sobre cómo mejorar los servicios públicos al tiempo que se reducen los costos, aquellas instituciones que implementan o implementaron soluciones orientadas a la automatización de procesos lograron reducir sus gastos en un 9 %.

¿De dónde viene todo esto? Principalmente, de evitar dar respuesta a llamadas telefónicas o correos electrónicos, tareas costosísimas y que ralentizan la atención a los ciudadanos. Esas tareas podrían manejarse a través de sitios web de autoservicios, lo que supondría mejorar la capacidad de retención de empleados y de atracción hacia los trabajadores más jóvenes y familiarizados con las nuevas tecnologías.

Mejores servicios y mayor capacidad de respuesta

La eficiencia no es suficiente. Vivimos en la era del cinismo y de las dudas. Sobre todo, cuando el asunto a tratar involucra la responsabilidad de los gobiernos a la hora de prestar buenos servicios y dar respuesta a las necesidades de las personas.

Toda administración pública debe plantearse una serie de mejoras para que la automatización de sus procesos sea realmente efectiva.

  • Inmediatez del servicio. Gracias a las capacidades de autoservicio, los usuarios pueden encontrar información o completar formularios a través de un sitio web seguro. De esta forma, ya no tendrán que llamar a una oficina o enviar un correo electrónico.
  • Mejor servicio. Formularios, tutoriales, infografías, diagramas y otros materiales disponibles pueden llegar a ser más efectivos que las conversaciones que mantenemos con los funcionarios.
  • Disponibilidad 24/7. El acceso a los trámites ahora puede estar disponible durante todo el día.
  • Las plataformas empleadas para automatizar procesos pueden atender en cualquier momento infinitas solicitudes o consultas. Esto no sucede con los canales tradicionales, saturados, por ejemplo, en tiempo de presentación de impuestos.
  • Procesamiento de ideas. Los servicios automáticos nos pueden ayudar a recopilar las ideas de los usuarios y así brindar respuestas más precisas y relevantes.

¿Cómo lo hago?

Sobre el papel todo parece muy sencillo, pero entendemos que ahora hayas empezado a tener dudas. ¡No te preocupes! Integrar, agilizar y optimizar todos los trámites y todas las solicitudes mediante una ventanilla única no tiene mayor complicación. Y todo ello, ¡manteniendo la información centralizada!

Para conseguirlo, la empresa GCG ha desarrollado Tramitología, una solución con la que podrás controlar y gestionar todos los trámites presentados en dependencias gubernamentales. Podrás mantener un historial de todas las actividades que se han realizado durante el ciclo de vida de la solicitud, tanto desde que ingresa como hasta que se resuelve. ¡Ya no podrán acusarte de entorpecer la transparencia y ser amigo de conspiraciones y otros asuntos más oscuros!

Controla la gestión de solicitudes y trámites en las dependencias gubernamentales, manteniendo un historial de las actividades que se realizan durante el ciclo de vida de la solicitud, desde que se ingresa y hasta su resolución, ofreciendo en todo momento información en tiempo real que permita abrir un canal de comunicación entre las dependencias.

Son numerosas las ventajas: mejorarás la comunicación entre áreas, darás acceso de manera rápida y sencilla a la información, reducirás los tiempos de respuesta, la ciudadanía comprenderá mejor los trámites que deben realizar, habilitarás múltiples canales de comunicación y acercarás la administración a la ciudadanía.

 

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