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Controla los gastos por viáticos en cualquier momento y desde cualquier lugar


admin
Controla los gastos por viáticos en...

La tecnología ha transformado la forma en que las empresas administran los gastos derivados de los viáticos. Lo han logrado al simplificar los datos, aspecto que ha derivado en la mejora de la accesibilidad de la información y dejado a un lado esas montañas de recibos y documentos sobre conciliación de todo tipo de gastos.

El desarrollo de aplicaciones como Office 365 ha hecho que las compañías puedan utilizar paneles e informativos interactivos totalmente transparentes sobre los viajes a realizar y las dietas a pagar o percibir. En definitiva, los equipos de finanzas podrán saber en tiempo real quién está viajando y cuál es el motivo de ese gasto.

Movilidad empresarial, también para los gestores

La transformación digital también ha llegado a ámbito del control de gastos por viáticos. De hecho, las aplicaciones orientadas a la colaboración son solo una pequeña muestra de cómo los departamentos de contaduría aún pueden adaptarse a los métodos más innovadores de gestión.

Office 365, a través de su Modern Workplace, permite que los empleados puedan tomar fotos de sus recibos y enviar informes de todos sus gastos sobre la marcha. Y no solo eso: Las entradas de gastos se mostrarán desglosadas y categorizadas, con lo que los empleados del área contable revisarán los informes de gastos en tiempo real. Ello supone una importante mejora en términos de eficiencia para las compañías, que podrán automatizar el tedioso proceso de categorización de los gastos por viáticos remitidos y reembolsar de una forma más rápida ese dinero a los empleados. Aprobar, rechazar o modificar fácilmente las solicitudes de gastos nunca fue tan sencillo.

Adiós a las pilas interminables de archivos

La tecnología ha logrado que puedas despedirte de las pilas interminables de recibos: permite automatizar y digitalizar todos los informes. Ello supone un gran ahorro de tiempo para las empresas, que podrán archivar todos esos datos con la mayor precisión posible.

Datos de hoteles, aerolíneas y compañías de alquiler de vehículos: los empleados que viajan por negocios pueden cargar todos los recibos de pago y los cargos de tarjetas de crédito en la herramienta de Modern Workplace de Microsoft desde sus dispositivos móviles, aspecto esencial para simplificar la administración de gastos por viáticos, incluso aunque se produzcan en otra divisa. Podrás calcular automáticamente las tasas de cambio en aquellos viajes internacionales.

No debemos olvidar que la conciliación de los recibos en papel resulta problemática: dichos documentos pueden perderse o reportarse de manera errónea, ámbito en el que la tecnología se ha propuesto echar una mano a todos los responsables de coordinar los viajes de negocios.

Microsoft ha desarrollado un Modern Workplace que integra toda la información con la que deben trabajar a diario los responsables de finanzas: datos de viajes, gastos, facturas, ERP y tarjetas de crédito en una vista única y completa del gasto en viajes de negocios. Los paneles interactivos te ayudarán a acceder rápidamente a la información que precisas y resumirán todos tus informes y KPIs en una única vista.

Podrás crear informes personalizados que se ajusten a tus necesidades, dar seguimiento a patrones de gasto y conocer cuáles son los comportamientos de compra de los responsables de organización de viajes y de tus empleados. La gestión inteligente de todos esos datos te ayudará a tomar mejores decisiones y a controlar todos los gastos que se produzcan.

Comparex es una empresa especializada en la creación de aplicaciones orientadas a mejorar la productividad de las empresas. En especial, a través de la automatización de las tareas más rutinarias. Ejemplo de ello es la creación de una plataforma que permite centralizar todas las actividades, como es el caso de la gestión de todos costos derivados de los viajes de negocios. Han logrado reducir los tiempos de respuesta y mejorar el uso de herramientas internas, centralizar todas las actividades de colaboración y comunicación, reducir los errores al máximo (algo que no sucede cuando la gestión es totalmente manual) y acelerar todos los procesos sin que importen las barreras geográficas.

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