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¿Confiarle mis facturas a un tercero?; por qué sí


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¿Confiarle mis facturas a un tercero?; por...

Los niveles de servicio que encontrará le ayudarán a cumplir, sin descuidar su valiosa información.

● Una disponibilidad del 99.3% es la obligación mínima a la cual está sometido un proveedor de timbrado
● Buscar los valores agregados para agilizar su negocio, estrategia a privilegiar.

Hace poco, en un foro especializado de IT, se hablaba del cambio de visión que experimentan las empresas. Resulta que se realizó un ejercicio rápido de confianza, en el que un 90% de la audiencia conformada por cerca de 200 profesionales integradores, destacó que tercerizan los servicios de limpieza. Aunque en la facturación electrónica, tan sólo un par de “Llaneros Solitarios” se aventuran a dejar su Core Business en manos de otros.

Los SLA nos permiten bajar la barrera de la paranoia (a veces camuflajeada de normativas internas o legislativas) para asomarnos a la posibilidad de tener un servicio siempre disponible, cuando tocamos justamente el tema de generación de facturas. No es para menos, dejar a una empresa sin la posibilidad de cobrar, no es para tomarse a la ligera.

Definido por el portal CIO como un documento que describe los niveles que el cliente puede exigir por el proveedor, cuyas líneas deben describir la forma en que es medido su servicio, así como las penalidades y remediaciones en caso de no llegar al nivel esperado. Típicamente es un contrato celebrado entre empresas, pero al interior de una misma compañía, pueden existir niveles para atender a otros departamentos.

En el caso puntual de un tercero, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha establecido los requerimientos mínimos a los cuales cualquier Proveedor de Certificación (PAC) está sometido para brindar un servicio de alta calidad; sea porque timbran las facturas o bien, ofrecen aplicaciones propietarias.

Uno de ellos es contar con una versión gratuita para los usuarios que deseen emitir facturas, timbrando/validando las mismas desde una herramienta Web que deberá estar disponible por lo menos en un 99.3%, donde el .07 por ciento es el periodo de tiempo máximo en que la aplicación podría no estar disponible por causas no planeadas e imputables al proveedor.

De igual forma se considera que cada PAC establezca ventanas de mantenimiento trimestral por un máximo de 24 horas en su duración, siempre y cuando dé aviso de por lo menos siete días a sus usuarios. El SLA planteado por el organismo expresa que cada evento, incluida la retirada del mercado debe tener un aviso previo. Por lo cual se tiene un respaldo legal que le ayudará como empresa a no quedar a la deriva en su proceso.

Con la finalidad de entregarle confianza a las empresas que decidan tercerizar su facturación, el SAT publicó igualmente que deben reservar por no menos de tres meses los comprobantes de cada usuario, independientemente que tengan una relación comercial o usen sus servicios gratuitos. Es decir, si necesita descargar a la semana siguiente nuevamente una factura y sus correspondientes archivos XML, tiene todo el derecho de exigir el cumplimiento.

En cuestión de la confidencialidad, el SAT cita entre los requisitos una carta compromiso. El abstracto más interesantes es aquel que obliga a la empresa, sus empleados o personas que tengan contacto con su información a la no divulgación, mientras conservan y reservan su data. De comprobarse alguna fuga de datos sensibles, el SLA considera la pérdida de una fianza que el PAC pone “por adela” para iniciar operaciones.

En el mercado podrá encontrar distintas opciones para el cumplimiento fiscal, determinado por el SAT (timbrar facturas, nómina y su contabilidad). Pero las ofertas agregan valor, como es cambiar automáticamente el nombre por uno de fácil identificación, almacenamiento de sus recibos por 5 años, automatizar el procesamiento para generar pólizas. Esto es, más que preguntarse si un PAC es fiable, establecer qué de esos valores adicionales lo ayudarán a operar de manera continua.

Por Realidad Digital

Fuentes Informativas

  • Fuente 1: CIO
  • Fuente 2: SAT , Enlace2, Enlace3
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