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Escanear la hoja de papel, no es digitalizar su información

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El objetivo final de un flujo de digitalización debe ser trabajar con los datos, en tiempo real.

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● El rol del CIO es favorecer un flujo de trabajo a partir de técnicas de minería de datos.
● Entre las ventajas destaca acceder a la información de forma omnipresente, bajo el control de una firma digital.

El archivo muerto, más descriptivo no podría ser el término en esta época donde la información es la encargada de lograr una eficiencia de operaciones tras conducir los datos de cientos o quizás miles de papeles almacenados en bodegas, hacia su infraestructura de TI. Contrario a lo que se podría pensar, el trabajo no acaba con la digitalización de cada documento con un escáner; en realidad, es solo el comienzo.

“El manejo adecuado de datos en pro de la organización, puede llevar a un aumento en la productividad en muchos campos, si aprendemos a aplicar adecuadamente ese conocimiento con las nuevas técnicas de minería de datos (Big Data), por ejemplo. Digitalizar la data, también ofrece la comodidad de una consulta rápida y ágil de cualquier dato contenido en ese acervo, y que pudiera ser relevante para la empresa o entidad pública; un control que desde luego, era imposible en papel”, expresó Seguridad en América en su artículo sobre “Seguridad y resguardo digital de documentos”.

De igual forma, apuntó que a partir de mayo del 2017 con la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, las entidades públicas de México estarán obligadas a preservar y proteger toda su información relevante en archivos digitales con la finalidad de hacer más sencilla, práctica y segura la gestión documental.

Para llegar a dicha gestión, la tecnología aporta un flujo de trabajo en favor de la disminución en los costos así como en el procedimiento para trabajar con la información, sea con fines de búsqueda o bien, analizar grandes cúmulos de datos, consideró Kyocera en su blog “Tendencias en digitalización de documentos que debes saber”.

Consideró que Big Data está ayudando a gestionar grandes volúmenes de información siempre y cuando cumplan con tres aspectos: estar accesibles en todo momento, encontrarse clasificados de forma conveniente, y garantizar los requisitos de seguridad pertinentes.

En su plan por crear un flujo con mejores tiempos de entrega, la combinación de Cloud y Mobility aportan significativamente, puesto que los documentos pueden estar accesibles en cualquier momento, equilibra los procesos de trabajo geográficamente y su entorno de trabajo es de fácil acceso.

“En la actualidad cada negocio tiene necesidades en la gestión y digitalización de documentos. Es necesario proporcionar a los empleados un tipo de solución que permita acceder a los mismos sin importar el dispositivo que estén utilizando. Necesitan ese dinamismo que implique que los datos y los documentos siempre estarán a su disposición sin importar las condiciones del terminal que utilicen”, agregó.

Así es, un sudor frío recorre el cuerpo (de la infraestructura TI) cuando se menciona la palabra “fuera del perímetro”. Para recobrar la cordura y agregar las ventajas del flujo dinámico que propone la tendencia de digitalización documental, la solución de Digsi le permitirá crear una firma digital en cada documento. Una vez generado el archivo, se procesa de acuerdo con las reglas establecidas por la institución y, entre otras cosas, detectará duplicaciones de trabajo o cuellos de botella en el proceso que ralenticen su flujo de digitalizar documentos.

Por Realidad Digital

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