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Beneficios de digitalizar documentos en el negocio

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Aunque conlleva ciertos gastos digitalizar los documentos, a corto y largo plazo habrá un retorno de inversión considerable

• El 66% de los CEOs consideran la digitalización fundamental de su estrategia de negocios: IDC

• Hay reducción de costos con la conservación de documentos electrónicos: SE

La digitalización de las compañías es un fenómeno que tarde o temprano se dará incluso en las pymes y en la micro empresas. No debe verse como una desventaja. Y aunque conlleva ciertos gastos digitalizar los documentos, a corto y largo plazo habrá un retorno de inversión considerable.

Un artículo de Forbes México señala que el 66% de los CEOs consideran la digitalización de sus empresas como parte fundamental de su estrategia de negocios, de acuerdo con datos de la consultora IDC.

La firma considera que pronto la manera de trabajar va a ser más específica y que hoy se habla de cómo se impulsa la economía digital en el mundo. Sin embargo, expresa su preocupación porque las empresas no están realizando un proceso de transformación digital, ya que el 65% de las organizaciones todavía no inicia con ella.

Aunque son temas que tienen que ver para el área de TI, el CFO debe conocer los beneficios que la digitalización trae consigo y saber que la llamada “tercera plataforma” consiste en que cuatro tecnologías se unen para ser más eficientes en el negocio: nube, big data y analytics, negocios sociales y movilidad.

Estas serían cuatro ventajas de la digitalización de las compañías:

  • Crear nuevas experiencias al cliente
  • Mejorar la eficiencia operativa
  • Generar nuevas fuentes de ingresos
  • Responder rápidamente a las condiciones cambiantes en el mercado
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Además, en un artículo titulado: “Beneficios de la normatividad del comercio electrónico y la digitalización de documentos” publicado en el portal de la Secretaría de Economía (SE), se exponen otras tres ventajas de digitalizar los documentos en la empresa, como la facturación electrónica:

1) Mayor certidumbre jurídica frente a las transacciones de compraventa que realicen las empresas y consumidores por medios electrónicos.

2) Reducción de costos para las empresas con la conservación de documentos en archivos electrónicos.

3) Mayor dinamismo del mercado interno que estimule el comercio basado en las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

De hecho, la SE puso este año en marcha una iniciativa de migración digital para favorecer a las empresas y de paso impulsar el comercio electrónico. Ha tomado parte en la actualización de la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2012 a fin de asegurar que la iniciativa se lleve a cabo. Dicha norma establece los procedimientos para conservar y manejar los documentos electrónicos de las empresas, y para digitalizar los documentos en papel.

Con esto, las compañías de cualquier tamaño tendrán respaldo fiscal y jurídico en medios electrónicos y además obtendrán protección y seguridad tecnológica de los actos de comercio que celebren por medios electrónicos.

Por Realidad Digital

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